09 sty Paragon z NIP a faktura – prawidłowy sposób dokumentowania sprzedaży
Szanowni Państwo,
przypominamy, że obecnie fakturę do paragonu na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą można wystawić wyłącznie wtedy, gdy na paragonie został wskazany NIP nabywcy. Jeżeli paragon nie zawiera NIP, nie ma możliwości wystawienia faktury na dane firmowe. Ograniczenie to nie dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dla których może zostać wystawiona faktura imienna do paragonu. Za naruszenie tego obowiązku grożą wysokie sankcje zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące zasad dokumentowania sprzedaży paragonem z NIP oraz fakturą.
Paragon z NIP, czyli faktura uproszczona
Paragon fiskalny dokumentujący transakcję do kwoty 450,00 zł brutto (lub 100,00 euro), zawierający NIP nabywcy, jest traktowany jako faktura uproszczona. Nie musi on zawierać danych nabywcy, takich jak nazwa czy adres, natomiast obligatoryjne jest wskazanie numeru NIP. Faktura uproszczona jest traktowana na równi ze standardową fakturą, co oznacza, że przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Czy do paragonu na kwotę do 450,00 zł brutto można wystawić fakturę?
Objaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące uznania paragonu z NIP nabywcy do kwoty 450,00 zł brutto (100,00 euro) za fakturę uproszczoną rozwiały wątpliwości podatników w zakresie wystawiania faktur do takich paragonów. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów, w przypadku wystawienia paragonu z NIP do kwoty 450,00 zł brutto nie wystawia się faktury standardowej, ponieważ jedna transakcja nie może być dokumentowana jednocześnie fakturą uproszczoną (paragonem z NIP) oraz fakturą standardową.
Jeżeli nabywca chciałby otrzymać fakturę standardową zamiast uproszczonej, powinien poinformować o tym sprzedawcę przed wystawieniem paragonu. Wówczas sprzedaż nie powinna zostać zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, a sprzedawca wystawia bezpośrednio fakturę standardową.
Wystawienie faktury do paragonu fiskalnego powyżej 450,00 zł brutto
W przypadku paragonu przekraczającego kwotę 450,00 zł brutto (100,00 euro) nabywca powinien podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Na podstawie takiego paragonu z NIP, który nie jest traktowany jako faktura uproszczona, podatnik może wystąpić do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury standardowej.
Jeżeli podatnik nie poinformuje sprzedawcy, że dokonuje zakupu na firmę i nie poda numeru NIP przed wystawieniem paragonu, uznaje się, że zakup został dokonany jako konsument. W takiej sytuacji sprzedawca może wystawić fakturę, jednak będzie to faktura konsumencka, bez NIP nabywcy.
Ważne!
Jeżeli przedsiębiorca posiada paragon z NIP na kwotę powyżej 450,00 zł brutto (100,00 euro), nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie samego paragonu. Aby skorzystać z prawa do odliczenia VAT, konieczne jest uzyskanie faktury wystawionej do paragonu.
KSeF a paragony fiskalne z NIP
Zgodnie z przepisami przejściowymi dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), do końca 2026 roku podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dotyczy to również paragonów fiskalnych uznawanych za faktury uproszczone, czyli paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450,00 zł brutto (100,00 euro). W przypadku takich dokumentów nie ma obowiązku ich wprowadzania do systemu KSeF.
Podsumowanie
Nie każdy paragon zawierający NIP nabywcy stanowi dokument uprawniający do odliczenia podatku VAT. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych jednoznacznie wskazało, że prawo do odliczenia VAT przysługuje wyłącznie na podstawie paragonów z NIP do kwoty 450,00 zł brutto, traktowanych jako faktury uproszczone. W przypadku paragonów z NIP przekraczających tę kwotę przedsiębiorca nie może odliczyć podatku VAT na podstawie samego paragonu i powinien zadbać o wystawienie pełnej faktury.
Źródła:
https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow
https://www.ifirma.pl/blog/paragon-z-nip-a-wartosc-powyzej-lub-ponizej-450-zl-odliczenie-vat/
https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-dnia-16-pazdziernika-2020-r-dot-uznania-paragonow-fiskalnych-za-faktury-uproszczone
Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego