07 sty e-Doręczenia – nowy obowiązek dla firm
Szanowni Państwo,
z dniem 1 stycznia 2026 roku podstawową formą komunikacji elektronicznej dla osób fizycznych i firm z urzędami zostają e-Doręczenia, czyli elektroniczne doręczenie pism urzędowych. Zastąpią one dotychczasowy stosowany ePUAP, dzięki czemu komunikacja z urzędem będzie odbywać się za pośrednictwem jednego źródła.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to elektroniczny równoważnik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, ponieważ system ten daje możliwość wysyłania i odbierania pism urzędowych online. Dzięki temu systemowi podatnik może skorzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych, bez wizyt w urzędzie czy poczcie.
Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.
Charakterystyka e-Doręczeń
- Elektroniczna wersja listów poleconych – w skrzynce do e-doręczeń podatnik może wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne – urzędy będę komunikować się z przedsiębiorcami właśnie za pomocą tego systemu.
- System jest rejestrowany – podatnik wysyłając dokumenty przez e-Doręczenia ma potwierdzenie, że zawsze trafią one do odpowiedniej instytucji/osoby. Natomiast, gdy odbiera dokument to otrzymuje informację, kto dokument przesłał. Dodatkowo przedsiębiorca może pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy wysłał i odebrał dany dokument.
- Powszechność e-Doręczeń – żeby z nich korzystać należy założyć adres do e-Doręczeń. Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, jest usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń
Obowiązek użytkowania e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEIDG. Po dniu 1 stycznia 2026 roku w momencie załatwiania spraw urzędowych system może poprosić o założenie adresu do e-Doręczeń.
Aktywacja adresu do e-Doręczeń
Założenie adresu do e-Doręczeń jest bezpłatne i możliwe w pełni online. Jeżeli podatnik nie posiada adresu do e-Doręczeń to w pierwszej kolejności należy złożyć wniosek o utworzenie takiego adresu.
Podmioty objęte wpisem do KRS:
- Wniosek na biznes.gov.pl – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych.
- Wniosek o rejestrację i zmianę danych w KRS na PRS.MS.GOV.PL – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych składany razem z wnioskiem o rejestrację i zmianę danych w KRS i jest odpłatny.
Podmioty objęte wpisem do CEIDG:
- Wniosek na BIZNES.GOV.PL – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych.
- Wniosek o zmianę wpisu w CEIDG – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych składany przy wniosku o zmianę wpisu w CEiDG
Ważne! Gdy podatnik aktywuje skrzynkę e-Doręczeń, będzie otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń.
Źródła:
https://isp-modzelewski.pl/serwis/obowiazkowe-e-doreczenia/
https://www.gov.pl/web/e-doreczenia
https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/najwazniejsze-informacje-dla-przedsiebiorcy
Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego