Obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku

18 gru Obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku

Szanowni Państwo,
zbliżający się koniec roku podatkowego to dla przedsiębiorców czas intensywnych przygotowań i kluczowych decyzji. Oprócz porządkowania finansów i kompletowania dokumentów warto zwrócić uwagę na istotne terminy oraz możliwości, które mogą wpłynąć na rozliczenia w nadchodzącym roku. Odpowiednie zamknięcie roku podatkowego i księgowego pozwala uniknąć błędów oraz lepiej zaplanować działania na 2026 rok.

Remanent (spis z natury) na koniec roku
W jednoosobowej działalności gospodarczej opodatkowanej według skali podatkowej bądź podatkiem liniowym zakończenie roku wiąże się ze sporządzeniem remanentu. Remanent, czyli spis z natury, obejmuje składniki majątku przeznaczone na handel, zakupione w 2025 roku i niesprzedane do 31 grudnia 2025 roku. W remanencie wykazuje się:

• materiały i towary handlowe,
• półwyroby,
• wyroby gotowe,
• braki,
• odpady czy
• produkcję w toku.

Spis z natury powinien obejmować stan na ostatni dzień roku podatkowego, czyli powinien być sporządzony z datą 31 grudnia. W ciągu 14 dni od sporządzenia spisu z natury należy go wycenić, tak aby w podsumowaniu możliwe było wyliczenie wartości spisu. Poniżej została przedstawiona graficzna instrukcja jak dokonać wyceny remanentu.

Jeżeli remanent w firmie wynosi „0” to nadal powinien być sporządzony na koniec roku, ponieważ podlega on wykazaniu w KPiR jako pierwsza pozycja KPiR 2026 roku – remanent końcowy 2025 roku jest jednocześnie remanentem początkowym 2026 roku.

Co ważne, w remanencie nie wykazuje się środków trwałych czy wyposażenia.

 Zamknięcie roku w KPiR
Po sporządzeniu remanentu oraz ujęciu wszystkich zapisów księgowych za dany rok podatkowy konieczne jest zamknięcie KPiR. Polega ono na podsumowaniu poszczególnych kolumn księgi z uwzględnieniem remanentu początkowego i końcowego za 2025 rok. Na tej podstawie ustalany jest dochód z działalności gospodarczej, który następnie wykazuje się w zeznaniu rocznym.
Wartość spisu z natury bezpośrednio wpływa na wysokość rocznego dochodu. Różnica pomiędzy remanentem końcowym a początkowym decyduje o tym, czy podstawa opodatkowania wykazana w rocznym PIT będzie wyższa, czy niższa.

W przypadku, kiedy:

• remanent końcowy jest większy niż remanent początkowy to różnica remanentów powiększa dochód do opodatkowania,
• remanent końcowy jest mniejszy niż remanent początkowy to różnica remanentów pomniejsza dochód do opodatkowania.

Obniżenie dochodu do opodatkowania na koniec roku
Oprócz remanentu na koniec roku warto zastanowić się, czy w budżecie firmy pozostał kapitał na dodatkowe inwestycje – jeżeli tak, to warto rozważyć ich zrealizowanie jeszcze przed wejściem w nowy rok, aby można je było ująć w kosztach uzyskania przychodu w 2025 roku. Natomiast należy pamiętać, aby nie dokonywać dużych zakupów towarów, których przedsiębiorca nie będzie w stanie sprzedać w 2025 roku – wartość niesprzedanych towarów handlowych zwiększy dochód w 2025 roku.
Dobrze jest przeanalizować dostępne ulgi podatkowe, z których podatnik może skorzystać. Dokonane darowizny na cele pożytku publicznego, opłacone składki ZUS czy wpłaty na IKZE w 2025 roku oraz ich odpowiednia dokumentacja będą stanowiły odliczenie od dochodu firmy, jednocześnie zmniejszając wysokość podatku dochodowego w zeznaniu rocznym.

Przygotowanie do KSeF
Planując zamknięcie roku, warto upewnić się, że wykorzystywane oprogramowanie księgowe spełnia aktualne wymagania techniczne oraz jest przygotowane do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, dlatego systemy powinny zapewniać nie tylko możliwość wystawiania i wysyłania faktur, ale również ich odbierania oraz łatwego przekazywania do biura księgowego. Wcześniejsza aktualizacja oprogramowania pozwoli sprawnie przejść na nowy model fakturowania i ograniczyć ryzyko problemów organizacyjnych.

Limit amortyzacji dla samochodów o wysokiej emisji CO₂
W 2025 r. część przedsiębiorców wciąż może korzystać z obowiązującego limitu amortyzacji dla samochodów o wysokiej emisji CO₂. Od 2026 r. limit ten zostanie obniżony ze 150 000,00 zł do 100 000,00 zł, co sprawi, że zakup takiego pojazdu stanie się mniej korzystny podatkowo. Dotychczasowy limit obejmie samochody wpisane do Ewidencji Środków Trwałych do 31.12.2025, dlatego warto rozważyć wymianę lub zakup nowego auta jeszcze w tym roku.

Warunki i limity małego podatnika
Status małego podatnika PIT daje możliwość korzystania m.in. z uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy, natomiast mały podatnik VAT może stosować metodę kasową lub rozliczenia kwartalne. Uprawnienia te ułatwiają rozliczenia i usprawniają codzienne prowadzenie działalności. Warto więc śledzić coroczne limity przychodów, od których zależy prawo do uzyskania lub utrzymania statusu małego podatnika. Przekroczenie tych wartości w danym roku pozbawia przedsiębiorcę możliwości stosowania wspomnianych uproszczeń w kolejnym okresie rozliczeniowym. Z kolei zachowanie limitu pozwala nadal korzystać z preferencyjnych zasad rozliczeń w podatku dochodowym i VAT. Limity wyrażane są w euro przeliczanym zgodnie z oficjalnym kursem ogłoszonym przez NBP na dzień 1 października. W 2025 roku kurs ten wyniósł 4,2586 zł i był niższy niż kurs z analogicznego okresu 2024 r., a to oznacza, że wyliczane według niego kwoty również spadły. Przykładowo, granica statusu małego podatnika VAT w 2026 r. zostanie ustalona na 8 517 000,00 zł (ok. 52 000,00 zł mniej niż w 2025 r.).

Kontrola rozrachunków
Regularna kontrola rozrachunków, czyli należności i zobowiązań, pozwala upewnić się, że ewidencja księgowa odzwierciedla rzeczywisty stan finansów firmy. Przed końcem roku warto sprawdzić, czy nie ma potrzeby dokonania odpisów aktualizujących lub korekt związanych z tzw. złymi długami.
Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość nieuregulowanych należności, jeśli od terminu płatności upłynęło 90 dni. Z kolei dłużnik ma obowiązek zwiększyć swój dochód o niezapłacone zobowiązania po upływie tego samego okresu. W praktyce oznacza to, że odpowiednie ujęcie takich należności lub zobowiązań przed końcem roku może realnie wpłynąć na wysokość podatku dochodowego.
Dlatego przed zamknięciem roku podatkowego warto przeanalizować stan rozrachunków, zwłaszcza starszych faktur, i odpowiednio je skorygować tak, aby zarówno wierzyciel, jak i dłużnik prawidłowo rozliczyli skutki podatkowe wynikające z nieuregulowanych płatności.

Podsumowanie
Koniec roku to dobry moment, by zweryfikować rozliczenia, sprawdzić limity podatkowe, zaplanować zakupy i przygotować się na nadchodzące zmiany w przepisach. Działania podjęte z wyprzedzeniem mogą realnie ułatwić prowadzenie działalności w kolejnym roku.

Źródła:
https://www.ifirma.pl/obowiazki-przedsiebiorcy-koniec-2025-i-poczatek-2026-roku/#wazne-daty-na-poczatku-roku
https://mojafirma.infor.pl/wiadomosci/7475381,kazdy-przedsiebiorca-musi-pamietac-o-tym-na-koniec-2025-r-lista-zadan.html?smclient=508f42d3-59f7-40f9-9b95-17895f0d18cc&smconv=0e00ad21-933d-4a3a-a8f5-4eeb0c5dedf5&smlid=4&utm_medium=email&utm_campaign=default&utm_source=salesmanago
https://www.ifirma.pl/blog/remanent-co-powinno-sie-znalezc-w-spisie-z-natury/#wycena-spisu-z-natury

Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego