17 lis Krajowy System e-faktur (KSeF) – tryby awaryjne KSeF
Szanowni Państwo,
w związku z wejściem KSeF opracowane zostały tryby awaryjne KSeF, czyli specjalne procedury umożliwiające wystawianie faktur w przypadku niedostępności systemu. Wyróżniono 4 tryby awaryjne:
1. tryb offline24
2. tryb offline (niedostępność KSeF)
3. tryb awaryjny
4. awaria całkowita
Tryb offline24
To rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu
i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia
z Internetem. Z tego trybu będzie mógł skorzystać każdy podatnik.
Zasady postępowania:
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:
1. wystawi fakturę w postaci elektronicznej według obowiązującego wzoru struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3)
2. niezwłocznie prześle fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF
Tryb offline (niedostępność KSeF)
To rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie. Z tego trybu będzie mógł skorzystać każdy podatnik w okresie ogłoszonej w BIP MF i komunikowanej w oprogramowaniu interfejsowym niedostępności KSeF.
Zasady postępowania:
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline (niedostępność KSeF):
1. wystawi fakturę w postaci elektronicznej według obowiązującego wzoru struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3)
2. niezwłocznie prześle fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności systemu KSeF, w celi nadania numeru KSeF
Tryb awaryjny
To rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać w przypadku ogłoszonego w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo zidentyfikowanej usterki systemu, proces wystawiania faktur będzie nadal kontynuowany. Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie awaryjnym.
Zasady postępowania:
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awaryjnym:
1. wystawi fakturę w postaci elektronicznej według obowiązującego wzoru struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3)
2. prześle fakturę do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, w celu nadania numeru KSeF
3. udostępni ją nabywcy w uzgodniony sposób.
Awaria całkowita
totalna (całkowita) to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej kraju. Z tego trybu będzie mógł skorzystać każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w środkach społecznego przekazu awarii KSeF. Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.
Zasady postępowania:
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awarii całkowitej:
1. wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną,
2. nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
3. nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii,
4. przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.
Co do zasady faktura jest wystawiana i otrzymywana w KSeF, w niektórych sytuacjach fakturę wystawioną w KSeF należy przekazać/udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Aby przekazać fakturę w sposób uzgodniony z nabywcą, poza KSeF wystawca obowiązany jest opatrzeć ją odpowiednim kodem weryfikującym.
Faktura wystawiona w trybach: offline24, offline (niedostępność KSeF) oraz awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF powinna być oznaczona dwoma kodami QR:
1. pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
2. drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
W przypadku, gdy fakturze wystawionej w KSeF w trybach: offline24, offline (niedostępność KSeF) nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe będzie wydanie mu potwierdzenia transakcji.
W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF).
W przypadku, gdy nabywca otrzymuje fakturę w KSeF, dodatkowo możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji.
Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej i przekazywana nabywcy z założenia poza KSeF nie jest opatrywana kodami QR – w przeciwieństwie do faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność KSeF) czy trybie awaryjnym.
Sposób nadawania kodów QR na fakturach należy zweryfikować z dostawcą Państwa oprogramowania do wystawiania faktur.
Jaki dokument przekazać kontrahentowi?
1. Tryb offline24 i offline (niedostępność KSeF)
2. Tryb awaryjny
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline-niedostepnosc-ksef
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-awaryjny
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/awaria-calkowita
Pozdrawiamy,
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego