Krajowy System e-faktur (KSeF) – faktura ustrukturyzowana

04 lis Krajowy System e-faktur (KSeF) – faktura ustrukturyzowana

Posted at 12:55h in Bez kategorii by Coinbaq Solutions

Szanowni Państwo,
w związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) od 01.02.2026 r. obowiązującą formą dokumentowania transakcji gospodarczych będzie faktura ustrukturyzowana.
Faktury papierowe i elektroniczne pozostaną w obrocie gospodarczym tylko w wyjątkowych przypadkach (np. w trybach awaryjnych).

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)

  1. Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie KSeF
  2. Dokument w formie elektronicznej w formacie XML wystawiony z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF.
  3. Wzór e-faktury, format i elementy e-faktury zawiera struktura, zaimplementowana w oprogramowaniu do wystawiania faktur, podatnik nie pobiera jej do samodzielnej instalacji czy też bezpośredniego wypełnienia.
  4. Nie jest załącznikiem do e-maila np. w formacie PDF.
  5. Jest pobierana przez kontrahenta z centralnej bazy Ministerstwa Finansów (KSeF).
  6. E-faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat.

Faktura ustrukturyzowana będzie miała nadany unikatowy numer KSeF, a z chwilą nadania numeru KSeF, e-faktura automatycznie udostępniana jest nabywcy. Ponadto, obowiązującą datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do KSeF.
Dostęp do e-faktur oraz możliwość nadawania uprawnień jest możliwa z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Korygowanie błędów w Systemie e-faktur
Wdrożenie KSeF powoduje, że nie będzie już potrzeby i możliwości wystawiania:

  1. not korygujących –KSeF zminimalizuje ryzyko błędów, a w przypadku błędów wystawca będzie obowiązany do korekty faktury,
  2. duplikatów faktur – faktury będą dostępne online w KSeF dla obu stron transakcji przez 10 lat.

Ponadto nie będzie możliwości anulowania faktury – wysłanie faktury do KSeF oznacza jej wystawienie a „wycofanie” błędnie wystawionej faktury będzie wymagało jej korekty.

Wystawianie faktur w systemie KSeF spowoduje również, że nie będzie możliwe:

  • poprawienie raz wystawionego dokumentu – jedyną możliwością wprowadzenia zmian będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF,
  • wprowadzenie zmiany daty wystawienia faktury z daty faktycznego wystawienia faktury (cofanie daty wystawienia faktury), co oznacza, że faktury powinny być wystawione zgodnie z obowiązkiem wystawienia zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług,
  • umieszczenie kodów nabywcy i odbiorcy – jest tylko EAN,
  • dodanie do faktur załączników – protokołów, specyfikacji czy gwarancji (w KSeF nie będą przyjmowane załączniki w postaci osobnych plików np. pdf, jpg, xls) – Ministerstwo Finansów przewiduje jedynie dodawanie załączników, które mają wprost powiązanie z pozycjami faktury i są niezbędne do ustalenia wartości faktury,
  • wystawianie faktur według indywidualnego wzorca. Pozostanie możliwość stosowania własnej numeracji faktur – nadany numer KSeF nie zastąpi numeru faktury nadanej przez Państwa system sprzedaży.

Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość testowego wystawienia faktury zgodnej z wymogami KSeF. Skorzystanie z opcji testów nie wiąże podatnika do wystawienia każdej kolejnej faktury w KSeF. Obowiązek stosowania KSeF dla każdej faktury rozpocznie się w terminach ustawowych.

Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20

Pozdrawiamy,
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego