31 paź Krajowy System e-faktur (KSeF) – podstawowe informacje
Szanowni Państwo,
Prezydent podpisał ustawę w zakresie zmian w ustawie o podatku od towarów i usług oraz innych ustawach, które regulują Krajowy System e-Faktur (KSeF) czyli elektroniczny system do wystawiania i odbierania faktur.
Przepisy te zmienią system wystawiania faktur i obieg dokumentów firmowych. Nowe przepisy wejdą w życie od 01 lutego 2026 r.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:
- wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
- nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny każdej wystawionej fakturze.
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Szczegółowe informacje o tym jak zacząć pracę z KSEF zostaną przesłane w kolejnym newsie z serii informacyjnej KSEF.
Kto korzysta z KSeF?
Z KSeF mogą korzystać:
- podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
- podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
- podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy,
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
- podmioty inne niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.
Harmonogram KSeF
Dotychczas zapowiadane terminy wdrożenia KSeF wynikające z ustawy z 09.05.2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 852) nie uległy zmianie. Nowością jest jedynie odroczenie do końca 2026 r. okresów przejściowych. Oznacza to, że system KSeF w zakresie obowiązku wystawiania faktur sprzedaży zacznie obowiązywać:
1) od 01.02.2026 r. w przypadku przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł; jednocześnie od tej daty podatnicy prowadzący działalność będą musieli odbierać faktury przez KSeF,
2) od 01.04.2026 r. w przypadku pozostałych przedsiębiorców (w tym zarówno czynnych podatników VAT jak i zwolnionych).
3) od 01.01.2027 r. najmniejsze firmy, u których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 000,00 zł (brutto). Jeśli natomiast miesięczna wartość sprzedaży przekroczy kwotę 10 000,00 zł brutto po 01.04.2026 r. to wówczas podatnik będzie musiał wystawiać faktury w KSeF.
Ponadto, do 31.12.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur KSeF mogą wystawiać fakturę elektroniczną lub fakturę w postaci papierowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragon fiskalny uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
Natomiast faktury VAT-RR i faktury VAT-RR KOREKTA potwierdzające nabycie produktów rolnych i usług rolniczych można wystawiać przy użyciu KSeF od 01.04.2026 r.
Jednocześnie należy zaznaczyć, że jeśli Państwa kontrahent będzie miał obowiązek wystawienia faktury w systemie KSeF to jej odbiór będzie możliwy wyłącznie w Państwa koncie w systemie KSeF – od 01.02.2026 r. dla podatników, którzy mają obowiązek stosowania KSeF zniknie możliwość przesłania faktury inną drogą. W związku z powyższym w naszej ocenie każdy podatnik powinien być gotowy na KSeF od 01.02.2026 r.
System KSeF nie będzie wysyłał powiadomień o pojawieniu się nowej faktury zakupu wystawionej dla podatnika.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef
Pozdrawiamy,
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego