09 wrz Okres przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych
Szanowni Państwo,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej przez określony czas. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wytyczne dotyczące poszczególnych kategorii dokumentów.
1. Teczki pracownicze (akta osobowe) – okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia pracownika:
– zatrudnienie po 1 stycznie 2019 r. – 10 lat od zakończenia stosunku pracy,
– zatrudnienie między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r. – 10 lat, jeśli pracodawca przekazał raport informacyjny do ZUS. W przeciwnym razie 50 lat,
– zatrudnienie przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat.
Art. 94 pkt 9a i 9b KP oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U.2024.535)
2. Dokumentacja płacowa: listy płac, karty wynagrodzeń – 50 lat od zakończenia zatrudnienia, ponieważ są podstawą do ustalenia wysokości emerytury lub renty.
Art. 125a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118, z późn. zm.)
3. Dokumenty dotycząca czasu pracy: listy obecności, ewidencja czasu pracy – brak jednoznacznych przepisów w tym zakresie. Zalecane jest przechowywanie dokumentacji przez 3 lata, ponieważ to jest okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
4. Dokumenty związane z urlopami: wnioski urlopowe, dokumentacja dot. urlopów macierzyńskich, wychowawczych – należy przechowywać przez 2 lata, licząc od 1 stycznia roku następującego po ich wytworzeniu.
Art. 94 pkt 9a i 9b KP oraz rozporządzenie z dnia 10.12.2018
5. PIT-11 pracowników – dokumenty podatkowe należy przechowywać przez 5 lat. Licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
Art. 70 §1 Ordynacji podatkowej
6. Dokumenty ubezpieczeniowe:
– dokumenty zgłoszeniowe do ZUS – 5 lat od dnia ich przekazania,
Art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
– deklaracje rozliczeniowe i raporty miesięczne – 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS,
Art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
– dokumenty dotyczące składek i wpłat – brak jednoznacznych przepisów w tym zakresie. Zalecane jest przechowywanie dokumentacji przez 10 lat,
– dokumenty dotyczące podstawy wymiaru składek – 5 lat, zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.
Art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach FUS.
Źródło:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/dokumentacja-pracownicza-18792769
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19981621118/U/D19981118Lj.pdf
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/ordynacja-podatkowa-16799056/art-70
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/system-ubezpieczen-spolecznych-16831915
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/emerytury-i-renty-z-funduszu-ubezpieczen-spolecznych-16832385/art-125-a
Pozdrawiamy,
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego