30 lip Firmowy ubiór przedsiębiorcy i pracowników a koszty podatkowe i odliczenie VAT
Szanowni Państwo,
zakup odzieży służbowej przez pracodawcę, w szczególności ubrań oznaczonych logo firmy, rodzi określone skutki podatkowe, zarówno w zakresie podatku dochodowego, jak i podatku od towarów i usług. Choć odpowiedni ubiór w kontaktach biznesowych stanowi element realizacji norm społecznych oraz profesjonalnego wizerunku, w praktyce rozgraniczenie jego funkcji służbowych od ewentualnych korzyści osobistych bywa niejednoznaczne. W związku z tym, możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu oraz prawo do odliczenia VAT wymagają każdorazowo analizy celu i sposobu wykorzystania odzieży przez pracowników.
Ubranie dla przedsiębiorcy
Przedsiębiorcy wykonujący działalność w warunkach wymagających stosowania odzieży ochronnej – jak np. branża budowlana, gastronomiczna, warsztaty mechaniczne czy gabinety medyczne – mogą zaliczyć wydatki na jej zakup do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest, aby odzież ta spełniała wymagania wynikające z przepisów bhp oraz była dostosowana do specyfiki wykonywanej pracy. Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem organów podatkowych, dotyczy to również np. odzieży sportowej używanej przez instruktorów zajęć sportowych.
Nie stanowią natomiast kosztów podatkowych wydatki na zakup codziennej odzieży o charakterze osobistym, jak garnitury czy eleganckie sukienki, nawet jeśli są one używane w celach reprezentacyjnych. Sam fakt, że biznesowy wizerunek wymaga odpowiedniego stroju, nie oznacza jeszcze, że jego zakup służy bezpośrednio generowaniu przychodów lub zabezpieczeniu źródła dochodu. Wyjątek stanowi jedynie zakup ubioru oznaczonego trwałym logo firmy.
Ubiór służbowy z logo firmy a koszty podatkowe pracodawcy
Zgodnie z przepisami ustaw o podatku dochodowym, kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła – z wyłączeniem kosztów wskazanych wprost w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów należą m.in. wydatki o charakterze reprezentacyjnym, takie jak usługi gastronomiczne czy zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych. Wydatki na reklamę – przeciwnie – mogą być ujęte jako koszt podatkowy.
Choć przepisy nie definiują jednoznacznie pojęcia „reprezentacji” ani „reklamy”, w praktyce przyjmuje się, że:
- reprezentacja to działania budujące wizerunek firmy jako podmiotu gospodarczego,
- reklama natomiast służy bezpośredniemu promowaniu towarów, usług lub marki – np. poprzez eksponowanie logo firmy.
Na tej podstawie przyjmuje się, że wydatki na zakup odzieży służbowej dla pracowników, oznaczonej w widocznym miejscu firmowym logo, przeznaczonej wyłącznie do użytku służbowego, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Taki ubiór pełni funkcję reklamową – zwiększa rozpoznawalność firmy, promuje jej ofertę i pośrednio wspiera sprzedaż.
Odliczenie VAT od zakupu odzieży służbowej z logo firmy
Ustawa o VAT nie przewiduje szczególnych regulacji dotyczących prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków na zakup ubrań służbowych dla pracowników. W takich przypadkach zastosowanie znajduje zasada ogólna: podatnik może odliczyć VAT w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych – z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń.
Jeżeli odzież służbowa noszona jest w związku z obowiązkami pracowniczymi, posiada cechy odróżniające ją od ubrań codziennego użytku (np. widoczne logo firmy, charakterystyczny krój lub kolor) i nie nadaje się do wykorzystania w celach prywatnych, wówczas można przyjąć, że jej zakup służy działalności gospodarczej pracodawcy. Takie wydatki można więc uznać za związane z promocją firmy i skorzystać z prawa do odliczenia VAT – co potwierdzają interpretacje organów podatkowych (np. interpretacja Dyrektora KIS z 16 października 2023 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.391.2023.4.JŚ).
Jeśli jednak odzież nie posiada wyraźnych elementów identyfikacyjnych (np. logo umieszczone jest w miejscu niewidocznym, brak wyróżniającej stylistyki), to może zostać uznana za strój o charakterze osobistym. W takim przypadku trudno wykazać jej związek z działalnością promocyjną firmy, co może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez organy podatkowe.
Źródła:
https://www.gofin.pl/podatki/17,2,61,234238,odziez-w-firmowych-rozliczeniach-podatkowych.html
https://ewydanie.gofin.pl/czasopisma/html/artykul/323506/wydatki-na-zakup-dla-pracownikow-ubioru-sluzbowego-z-logo-firmy-a-koszty-podatkowe-pracodawcy
https://ewydanie.gofin.pl/czasopisma/html/artykul/323507/rozliczenie-vat-od-wydatkow-na-zakup-ubioru-sluzbowego-z-logo-firmy
Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego