18 lip Dokumenty potwierdzające status studenta
Szanowni Państwo,
podczas zatrudniania studenta do 26 r.ż. na umowę zlecenie, istotne jest ustalenie czy zleceniobiorca faktycznie posiada status studenta. Ustawa systemowa nie wskazuje bezpośrednio, że kopia legitymacji studenckiej stanowi warunek zwolnienia studenta z obowiązku ubezpieczeń. Samo przedłożenie kopii legitymacji studenckiej nie jest wystarczające, a powodem tego jest fakt, iż osoba ta, mogła utracić status studenta (np. została skreślona z listy studentów).
Zgodnie z przepisami Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce art. 109 posiadanie praw studenta nie jest jednoznaczne z posiadaniem statusu studenta, które jest niezbędne do uzyskania zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych. Oznacza to, że zleceniobiorca może mieć legitymacje i prawa studenta, a jednocześnie nie posiadać statusu studenta. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy w przerwie pomiędzy I a II stopniem studiów, po obronie osoba taka ma aktywną legitymację studencką, ale nie posiada statusu studenta, co jest jednoznaczne z niemożliwością skorzystania ze zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych.
Ponadto, ostatnie stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie przechowywania kopii legitymacji w aktach osobowych jest takie, że brakuje podstaw prawnych, aby móc tę czynność wykonywać. Wiąże się to bezpośrednio z zasadą minimalizacji danych wynikającą z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).
UODO powołuje się na ustawę systemową na podstawie, której uzyskanie kopii legitymacji studenckiej nie jest warunkiem wyłączenia studentów (do 26 r. ż.) z obowiązku ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z wyjaśnieniami UODO dla „Gazety Prawnej” z 12 stycznia 2021 roku przechowywanie skanu legitymacji studenckich zleceniobiorców jest niepoprawne ze względu na fakt, że Ustawa z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320) nie uzależnia zwolnienia z podlegania ubezpieczeniom od posiadania przez zleceniodawcę kopii legitymacji.
Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazał, że istnieje możliwość potwierdzenia statusu studenta przez złożenie jego pisemnego oświadczenia i okazanie legitymacji studenckiej do wglądu służbom kadrowym pracodawcy, które powinny zweryfikować ważność legitymacji oraz sporządzić adnotację na oświadczeniu zleceniobiorcy: „Potwierdzono na podstawie okazanej legitymacji studenckiej nr…” wraz z podpisem i datą.
Potwierdzenie statusu studenta odbywa się na podstawie:
- złożonego pisemnego oświadczenia o posiadaniu statusu studenta (przez zleceniobiorcę) i okazanie zleceniodawcy do wglądu legitymacji studenckiej lub
- przedłożenia zaświadczenia z uczelni o statusie studenta.
Ponadto, zleceniodawca powinien na bieżąco weryfikować, czy zleceniobiorca pozostaje w statusie studenta.
Źródło:
https://akademia.infor.pl/kurs/FOB0000000000006416573,powiazane,artykul,FOB0000000000006300073,potwierdzenie-statusu-studenta-do-celow-ubezpieczen-spolecznych-obowiazki-platnika.html
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/prawo-o-szkolnictwie-wyzszym-i-nauce-18750400/art-109
https://polskie-rekodzielo.pl/jak-zus-sprawdza-status-studenta-odpowiedzi-na-najwazniejsze-pytania/
Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego