05 cze Obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji księgowej dla podatników PIT od 2026 roku
Szanowni Państwo,
Ministerstwo Finansów ogłosiło, że od 2026 roku część przedsiębiorców rozliczających podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) będzie zobligowana do prowadzenia księgowości wyłącznie w formie elektronicznej. Zmiana ta dotyczy m.in. podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych – które od tego momentu trzeba będzie prowadzić za pomocą odpowiedniego oprogramowania.
Kogo dotyczą zmiany?
Nowy obowiązek obejmie podatników PIT, którzy obecnie mają obowiązek przesyłania plików JPK_VAT. Od początku 2026 r. będą oni musieli prowadzić księgi i ewidencje elektronicznie, a pierwszy raz przesłać je do urzędu w ustrukturyzowanej formie w roku 2027 – razem z rocznym zeznaniem podatkowym. Należy zaznaczyć, że sposób składania samego zeznania PIT pozostaje bez zmian.
Od 2027 roku obowiązek prowadzenia dokumentacji elektronicznej obejmie kolejną grupę podatników PIT, którzy obecnie nie są zobowiązani do przesyłania JPK_VAT. Oni z kolei przekażą swoje księgi w nowej formie po raz pierwszy w 2028 roku.
Podstawa prawna
Wprowadzenie obowiązku odbywa się równolegle w trzech aktach prawnych:
- ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych,
- ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Zmiany wynikają również z projektowanego rozporządzenia Ministra Finansów, które ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Nowe przepisy wprowadzą obowiązek prowadzenia PKPiR oraz ewidencji środków trwałych w formie elektronicznej – przy użyciu programów komputerowych. Po zakończeniu roku podatkowego dokumentacja ta będzie przekazywana do urzędu skarbowego.
Nowy akt wykonawczy zastąpi obecnie obowiązujące rozporządzenie z 2019 r., które pozostawiało podatnikom wybór między formą papierową a elektroniczną. Zgodnie z projektowanymi zmianami, elektroniczna forma stanie się zasadą, a wyjątki od niej będą określane wyłącznie w sytuacjach przewidzianych w odrębnych przepisach.
Nowe struktury JPK
W wyniku konsultacji przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów wiosną br., opublikowano końcowe wersje struktur logicznych:
- JPK_PKPiR – zawierające dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- JPK_EWP – zawierające dane z ewidencji przychodów,
- JPK_ST – zawierające dane o środkach trwałych.
Struktury te są rozwinięciem istniejących wcześniej plików JPK, które przedsiębiorcy znają już od kilku lat – teraz jednak będą stosowane obowiązkowo i regularnie.
Dokumentacja dotycząca nowych struktur dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych
Dodatkowe zmiany – projekt nowego rozporządzenia PKPiR
Wzór księgi zostanie rozbudowany o dodatkowe kolumny:
- W kolumnie nr 3 trzeba będzie zamieszczać numer identyfikujący fakturę wystawioną w systemie KSeF (fakt obowiązujący od 1 lutego 2026 r.).
- W kolumnie nr 5 znajdzie się identyfikator podatkowy kontrahenta (NIP). Obowiązek ten nie dotyczy przychodów dokumentowanych dowodami wewnętrznymi lub raportami fiskalnymi.
Istotnie zmienią się też zasady dokumentowania przychodów – zniknie możliwość ich zbiorczego dokumentowania zestawieniami faktur czy zestawieniami sprzedaży VAT. W nowym rozporządzeniu dopuszczalne będą wyłącznie dowody indywidualne.
Korekty danych z raportów fiskalnych nie będą już opisywane na ich odwrocie – zamiast tego trzeba będzie sporządzić osobny dowód wewnętrzny.
Zmienią się też zasady dokumentowania zakupów – nie będzie już można udokumentować ich paragonami bez NIP lub dowodami wewnętrznymi. W takich przypadkach wymagane będą uproszczone faktury.
Zlikwidowany zostanie obowiązek podpisywania spisu z natury przez osoby go sporządzające – wystarczający będzie podpis właściciela lub wspólników. Dodatkowo w księdze ujmowana będzie tylko łączna wartość spisu, bez konieczności wyszczególniania składników.
Przedsiębiorstwa wielozakładowe nie będą mogły prowadzić osobnych ksiąg dla każdego zakładu – zlikwidowany zostanie obowiązek sporządzania dowodów przesunięć między zakładami.
Ujednolicone zostaną też terminy wpisów do księgi – niezależnie od tego, kto prowadzi dokumentację (biuro rachunkowe czy sam podatnik), wpisy należy dokonywać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego wpis dotyczy.
Dodatkowe wsparcie
Dla osób, które mają pytania lub potrzebują dodatkowych wyjaśnień, Ministerstwo uruchomiło adres e-mail: jpkPD.helpdesk@mf.gov.pl. Wkrótce mają się również pojawić broszury informacyjne wyjaśniające zawartość poszczególnych plików JPK oraz opisujące sposób ich wypełniania.
Źródła:
https://www.gov.pl/web/kas/elektroniczne-ksiegi-rachunkowe-w-podatku-pit-w-2026-r
https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych
Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego