Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

12 sie Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Szanowni Państwo,

od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy chcą wykorzystywać w prowadzonej przez siebie działalności swój prywatny samochód, aby móc zaliczać w koszty firmy wydatki związane w jego użytkowaniem, nie muszą już prowadzić kilometrówki dla celów PIT. Obowiązek ten został zniesiony wraz ze zmianą sposobu rozliczania samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej.

Ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą (np. środek trwały lub leasing). W myśl ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika m.in., jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Jakie elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdów?

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT tzw. kilometrówka powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
  1. kolejny numer wpisu,
  2. datę i cel wyjazdu,
  3. opis trasy (skąd – dokąd),
  4. liczbę przejechanych kilometrów,
  5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Brak obowiązku prowadzenia kilometrówki – dla kogo?
Uwzględniając charakter oraz właściwości pojazdów, stosowanych w niektórych działalnościach gospodarczych, z obowiązku prowadzenia kilometrówki w celu odliczania 100% VAT można wyłączyć następujące grupy:

• I grupa – podatnicy, którzy użytkują samochody o całkowitej masie powyżej 3,5 tony stanowiące pojazdy ciężarowe;
• II grupa – podatnicy, którzy jednocześnie użytkują samochody do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą i odliczają VAT w wysokości 50% wartości podatku;
• III grupa – podatnicy, którzy używają pojazdów o konstrukcji, która uniemożliwia ich użycie w innym celu niż do prowadzenia działalności gospodarczej lub w przypadku, gdy ich użycie, niezwiązane z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Należą do nich:
  

a. Pojazdy samochodowe (inne niż osobowe), które mają jeden rząd siedzeń, oddzielony przegrodą lub ścianą od pozostałej części, przeznaczonej do transportu ładunków oraz:

• • są klasyfikowane (w oparciu o przepisy o ruchu drogowym) do podrodzaju: van, wielozadaniowy lub
  • mają budowę z otwartą częścią, która jest przeznaczona do przewożenia ładunków.

Należy pamiętać, że w tym przypadku wymagane jest dodatkowe badanie techniczne oraz wpis w dowodzie. Badanie powinno zostać wykonane w okręgowej stacji kontroli pojazdów.

b. Pojazdy samochodowe (inne niż osobowe), w których znajduje się kabina kierowcy oraz jeden rząd siedzeń, a nadwozie stanowi oddzielny element pojazdu, z przeznaczeniem przewozu ładunków.

Wymaga się tutaj dodatkowego badania technicznego w okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz wpisu w dowodzie rejestracyjnym.

c. Pojazdy specjalne, spełniające również warunki określone w odrębnych przepisach, odnośnie przeznaczenia:

• • agregat elektryczny lub spawalniczy,
  • przeznaczenie do prac wiertniczych,
  • koparka, koparko-spycharka,
  • ładowarka,
  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
  • żuraw samochodowy.

Przy założeniu, że dany pojazd, zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, jest pojazdem specjalnym.

• IV grupa – czyli wyjątki, które zostały wymienione bezpośrednio w ustawie (art. 86a ust. 5 ustawy o VAT). Podatnik nie prowadzi wówczas ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych:
  1. Które są przeznaczone do:
     • odsprzedania,
     • sprzedaży, jeżeli podatnik wytworzył ten pojazd,
     • oddania, do odpłatnego użytku w oparciu o umowę najmu, dzierżawy lub leasing, bądź umowę o podobnych warunkach,
  2. Do których:
     • podatnik oblicza kwotę podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem, zgodnie z ust.1 (grupy II)
     • lub podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia wysokości kwoty podatku należnego o wysokość podatku naliczonego od nakładów związanych z pojazdem.

Źródło:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-86-a
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kilometrowka-dla-celow-vat-wzor-z-omowieniem
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ewidencja-przebiegu-pojazdu-w-biznesie

Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego.