10 sie Elektroniczne przechowywanie dokumentów
Szanowni Państwo,
zgodnie z treścią artykułu 73.2. Ustawy o rachunkowości treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Oznacza to możliwość przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej w wersji elektronicznej. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Zasada ta nie ma zastosowania w przypadku dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.
Podsumowując, z art. 73 ustawy o rachunkowości wynika, że dowody księgowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej, po spełnieniu następujących warunków:
- powinny być przechowywane w postaci oryginalnej,
- w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie,
- przechowywanie w formie elektronicznej powinno zapewniać zachowanie trwalej i niezmienionej postaci zawartości dowodów,
- powinna zostać przewidziana możliwość wydruku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej.
Pozdrawiamy
Zespół Coinbaq Business Solutions oraz Śląskiego Centrum Finansowego.